11. května 2010 se uskutečnil seminář o digitalizaci dokumentů

Vzdělávání úředníků a zaměstnanců veřejné správy, metodiků a školitelů a politiků v oblasti zavádění eGovernmentu do veřejné správy, reg. č. CZ.1.04/4.1.00/38.00001

Seminář navázal na závěry konference eSvět: Quo vadis elektronizace veřejné správy, pořádané v říjnu 2009 a byl určen územním samosprávným celkům, zejména starostům a ostatním členům zastupitelstev, organizačním složkám, příspěvkovým organizacím, manažerům a školitelům eGON center a dalším zájemcům ze státní a veřejné správy, kterých se nakonec zúčastnilo celkem 98.

V úvodu semináře vystoupila Ing. Štěpánka Cvejnová z odboru efektivní veřejné správy MV ČR a představila projekt „Vzdělávání úředníků a zaměstnanců veřejné správy, metodiků a školitelů a politiků v oblasti zavádění eGovernmentu do veřejné správy“ a jeho projektový tým. Následovaly bloky s přednáškami odborníků, které se zabývaly jednotlivými aspekty elektronizace a vlsatní digitalizace dokumentů.

Ohlasy zúčastněných

Z výpovědí účastníků semináře je zřejmé, že elektronizace se postupně rozjíždí na všech krajských i městských úřadech, ač třeba různou rychlostí. „Datové schránky používáme, CzechPOINT je rozjetý, už půl roku probíhají školení v rámci eGON centra. Snažíme se,“ popisuje Jana Neumannová z Městského úřadu Žamberk. „V poslední době jsme řešili otázku technologických center - pokud to vyjde, i okolní obce by chtěly zavést spisovou službu a nějakým způsobem ji s námi propojit,“ vysvětluje Jana Neumannová. Připouští ovšem, že pokrok v oblasti digitalizace postupuje do veřejné správy velmi pozvolna: „Všichni, kdo teď dostávají datové zprávy, si je vlastně stejně vždycky vytisknou, protože si to ještě neumějí představit jinak a jsou pořád ještě zvyklí pracovat s papírem.“

Vedoucí odboruorganizačního a správního na Městském úřadu Kralovice Oldřich Zelený vidí jako zásadní, aby stát nějakým způsobem garantoval potřebné procesy: „Bylo by dobré,  abychom měli nějakou jednotnou strukturu, aby obce vůbec věděly, kam se celá elektronizace ubírá a jaký je cíl. Pak to samozřejmě má smysl a od toho se potom odvíjí i rychlost a efektivita naší práce.“

Pohled z druhé strany nabídl zástupce dodavatele Telefónica O₂ Petr Hájek „Úředník, který pracuje v oblasti digitalizace dokumentů, se dostává každý den do nějakého problému, kdy neví přesně, jak vyložit určitou situaci buď podle zákona o archivnictví nebo spisové službě nebo podle interních předpisů jeho organizace či podle nějaké stávající praxe, což je asi nejčastější. Pracovník byl zvyklý do této chvíle s  dokumenty a údaji pracovat nějakým způsobem a v tuto chvíli se dostává do rozporu právě buď tím, že mu aplikace daný postup neumožňuje, nepovolují mu to interní předpisy a nebo výsledek potom neodpovídá tomu, co od něj očekává. Informací z této oblasti přichází celá řada, jsou to věci k řešení a myslím si také, že řešení mají,“ dodává Petr Hájek.

Všichni zúčastnění považovali prezentované informace za přínosné a shodli se na užitečnosti semináře pro další směřování jejich práce.

Z obsahu semináře

RNDr.Vladimír Střálka ze společnostiAdobe Systems, s.r.o. se ve svém příspěvku nazvaném Dokumentové úkony a procesy na platformě interaktivního elektronického dokumentu PDF zaměřil na implementaci formulářových řešení do informačních systémů úřadu. Podrobně představil technologie PDF, Flash a AIR. Z nástrojů pro práci s elektronickými dokumenty posluchačům semináře přiblížil ADOBE ACROBAT a ADOBE LIVECYCLE a předvedl jejich použití při návrhu a designu formulářů, řízení procesu distribuce formuláře a vytěžování dat. Ukázal vícenásobné podepisování dokumentů a označení časovým razítkem. V praktické ukázce předvedl proces získávání dat z formulářů, jejich předávání aplikacím a následnou archivaci.

Zástupci společnosti Software602 Ing.Pavel Nemrava a Ing.Antonín Drahovzal představili ISDS Ready formuláře pod heslem „Jděte si pro svá data“. Jak poznamenal Pavel Nemrava, Informační systém datových schránek nastartoval zájem o elektronizaci dokumentů a procesů a uvedl základní principy, které by mělo mít formulářové rozhraní v kontextu datových schránek - princip správného vyplnění, využití dat v datových schránkách, sestavení datové zprávy, přenos dat libovolným kanálem, kontrola dat před odesláním a princip vytvoření správné přílohy. V přednášce doplněné řadou praktických ukázek se přednášející věnovali přípravě elektronických dokumentů pro odeslání datovou schránkou, tedy vytvoření, schválení, podepisování a odeslání a z opačného pohledu příjmu dokumentů z ISDS, možnosti jejich třídění a jejich automatizovanému zpracování. Na příkladu formuláře podání daně z příjmu a daně z přidané hodnoty přes datovou schránku předvedli proces kontroly dat před odesláním, kdy kontrola dat vyplněných ve formuláři probíhá proti aplikaci EPO MF ČR a dokáže chyby vyhodnotit jako propustné, nepropustné či kritické. Využití formulářů ve vnitřních schvalovacích procesech úřadu demonstrovali na schvalování žádosti o dovolenou, v další ukázce představili elektronickou podpisovou knihu. Svou prezentaci přednášející ještě doplnili o informace o licenční politice S602, která nově vychází vstříc orgánům veřejné moci.

RNDr.Miroslav Šedivý ze společnosti Telefónica O₂ Czech Republic, a. s. se věnoval problémům spojeným dlouhodobou a důvěryhodnou archivací elektronických dokumentů. Zdůraznil, že elektronické dokumenty nejsou spojené s nosičem, a proto pokud je chceme opravdu spolehlivě zabezpečit, máme pouze jednu možnost - zabezpečit pouze obsah bez vazby na jakýkoliv nosič. K tomu existuje spousta metod, všechny ale postupně ztrácejí na síle. Miroslav Šedivý se postupně věnoval různým způsobům zabezpečení a jejich slabým stránkám. Nastínil dva způsoby, kterými je možné důvěryhodnou archivaci řešit - vytvořením důvěryhodného úložiště vnořeného do spisové služby nebo vytvořením úložiště mimo spisovou službu. Oba způsoby vyhodnotil z hlediska možných upgradů spisových služeb, přechodu na jinou spisovou službu a změn legislativy a podtrhnul jejich výhody a nevýhody. Uvedl požadavky kladené na produkt pro dlouhodobé ukládání dat - měl by být schopen dlouhodobě ukládat dokumenty bez narušení takových vlastností jako je integrita, časové určení, neodvolatelnost či odpovědnost. Měl by zachovávat veškeré elektronické podpisy a elektronická razítka, které dokument obsahuje, zajistit přidání dalších potřebných atributů, pokud jsou zákonem vyžadovány, pravidelně kontrolovat jejich validitu a měl by také umožnit tvorbu důkazního materiálu. Na závěr představil komplexní řešení ukládání dat O₂ STA nezávislé na ostatních informačních systémech zákazníka, jenž představuje samostatný modul, který komunikuje s ostatními systémy pomocí webových služeb a umožňuje vkládání dokumentů, jejich čtení, vyhledávání a získávání důkazu validity uloženého dokumentu.

Ing.Oskar Macek z Ministerstva vnitra ČR na úvod objasnil posluchačům některé pojmy jako dokument, digitální a analogová podoba dokumentů, kopírování či duplikování dokumentů. Upozornil na specifické vlastnosti dokumentů v digitální podobě, které jsou významné z pohledu jejich autenticity, zanechávání digitální stopy a jednoduchost aplikace systému tzv. veřejné kontroly. Připomněl, že za výkon spisové služby, její řízení a metodiku je zodpovědné ministerstvo vnitra, konkrétně odbor archivní správy a spisové služby, a odkázal na webové stránky ministerstva, kde jsou uveřejněna různá metodická stanoviska, vyjádření týkající se časového razítka, potřeby přerazítkování, komentář k vyhlášce o spisové službě aj. Dále informoval o novele zákona o archivnictví a spisové službě, která přináší tzv. právní domněnku pravosti dokumentu v digitální podobě a o jejím využití při elektronickém úřadování. Zmínil Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, který vstoupil v účinnost 1. 7. 2009 a povinnost všech systémů spisové služby být nejpozději do 1. 7. 2012 s tímto národním standardem v souladu.